Privacyverklaring klant- en leveranciersadministratie

PRIVACYVERKLARING

Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere opdrachtnemers
Graag maken wij u er op attent dat wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt zullen verzamelen en
gebruiken omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren.
Dat geldt zowel voor onze (potentiële) klanten als voor partijen bij wie wij zaken en/of diensten
inkopen.

Bent u een (potentiële) klant van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om u een offerte te kunnen
toesturen, te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst dient te
voldoen, zaken te kunnen leveren of werkzaamheden voor u te kunnen verrichten, te kunnen
factureren en met u vlot en efficiënt te kunnen communiceren over de uitvoeringsaspecten van de
overeenkomst.

Bent u een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer dan zijn uw persoonsgegevens eveneens
noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te
kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft
dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen,
uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere
aspecten van de overeenkomst.

U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende
persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde
werkzaamheden geen uitvoering kunnen geven.

Doorgifte aan derden klanten / leveranciers
In verband met de uitvoering van een eventuele overeenkomst met u is het mogelijk dat wij uw
persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen en producten aan ons
toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren. Verder maken wij gebruik van externe
serverruimte voor de opslag van (delen van) onze verkoop- en inkoopadministratie, waar uw
persoonsgegevens een onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens worden om die reden aan
onze provider van serverruimte verstrekt. Verder maken wij gebruik van Microsoft Office en de
bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden.

Bewaarperiode persoonsgegevens
Indien u een offerte bij ons heeft opgevraagd maar u geen klant bij ons geworden bent, zullen wij uw
gegevens allen bewaren in ons erp systeem. Ook indien wij een offerte van u hebben ontvangen, maar
wij geen klant van u zijn geworden, zullen uw persoonsgegevens alleen bewaard worden in onze mail.
Bent u wel klant bij ons geworden of wij bij u, dan zullen wij uw persoonsgegevens bewaren in ons erp
systeem

Doorgifte aan derden personeel
Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Deze andere partijen
kunnen overheidsorganen zijn, maar ook partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of
partijen aan wie wij verplicht zijn gegevens te verstrekken in verband met de (uitvoering van de)
arbeidsovereenkomst. Het gaat om de volgende partijen:

  • de Belastingdienst;
  • het UWV;
  • onze arbodienst/bedrijfsarts;
  • de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
  • de verzuimverzekeraar;
  • onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur.

Soms zal het verstrekken van uw gegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan
de wet, zoals het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, de arbodienst/bedrijfsarts, het
(verplicht gestelde) Pensioenfonds en de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids)overeenkomst met u te kunnen
uitvoeren, zoals bij doorgifte aan de leasemaatschappij. Bij verstrekking van uw gegevens aan onze
verzuimverzekeraar hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak
kunnen maken op een verzekeringsuitkering.

Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals
de accountant/boekhouder en salarisadministrateur. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij
een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis
en expertise die onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur bezit. Om de
(arbeids)overeenkomst met u uit te voeren, heeft de accountant/boekhouder/salarisadministrateur
uw persoonsgegevens nodig.

Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze personeelsen
loonadministratie, waar uw persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Uw persoonsgegevens
worden om die reden aan onze serverprovider verstrekt. Daarnaast maken wij gebruik van Microsoft
Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij
deze twee doorgiften een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en
verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.

Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe
aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het
wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te
wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken
tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of
overdracht van die gegevens aan een ander. Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden
tot: Luma Hengelo, Binnenhavenstraat 91-93 Hengelo, 074-2435047 of info@lumahengelo.nl
Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens
kunt u uiteraard contact met ons opnemen.
[gepubliceerd op 03-07-2018]